Tenir une Assemblee Generale a Hong Kong Holding of General Meetings in Hong Kong
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L’Ordonnance sur les sociétés (« CO ») et l’Avis sur les articles types sur les sociétés ( “Articles modèles”) seront modifiés par une ordonnance d’amendement qui entrera en vigueur le 28 avril 2023.
Elle vise à simplifier le processus de tenue des assemblées générales (« GM(s) ») dans les sociétés anonymes de Hong Kong tout en assurant la protection des intérêts des parties prenantes mais aussi à permettre aux entreprises de mieux utiliser les nouvelles technologies.
Une société privée et une société à responsabilité limitée par garantie doivent détenir une AG dans les 9 mois suivant la fin de leur période comptable de référence 1. Le mode de tenue d’une AG est régi par les dispositions du CO et des statuts types (chap. 622H) ainsi que par les dispositions des statuts propres à la société.
Selon la nouvelle version régulation, il existe 3 manières de tenir une assemblée générale:
- Physiquement,
- En utilisant la technologie de réunion virtuelle, ou
- À la fois dans un lieu physique et en utilisant la technologie de réunion virtuelle.
Les entreprises doivent choisir le mode de réunion le plus approprié. Elles devront examiner, en plus de convoquer une assemblée valable conformément à la loi et à leurs statuts, si une réunion physique continue d’être le mode le plus approprié ou si la tenue d’une AG entièrement virtuelle ou hybride peut favoriser un meilleur engagement avec et maximiser la participation des membres.
Ce qui suit traitera des deux manières nouvellement admises de tenir une Assemblée Générale à la lumière de l’ordonnance d’amendement. Un troisième point expliquera les règles de convocation, avant une conclusion.
- Reunion virtuelle
L’Ordonnance d’amendement propose une définition de la “technologie de réunion virtuelle”: il s’agit d’une technologie qui permet à une personne d’écouter, de parler et de voter lors d’une réunion sans être physiquement présente à la réunion.
Une entreprise peut organiser une Assemblée Générale en utilisant la technologie de réunion virtuelle à moins que les statuts de la société interdisent expressément la tenue d’une Assemblée Générale en utilisant la technologie de réunion virtuelle ou n’exigent qu’une Assemblée Générale se tienne uniquement dans un lieu physique.
L’indication éventuelle dans les statuts que la réunion doit se tenir dans un lieu physique déterminé n’implique pas une obligation de tenir la réunion dans un lieu physique et n’interdit donc pas l’utilisation de la technologie de réunion virtuelle.
Une personne utilisant la technologie de réunion virtuelle doit être considérée comme participant à la réunion si :
- la personne utilise la technologie de rencontre virtuelle précisée dans l’avis de convocation et,
- la personne est en mesure d’exercer son droit de parole et de vote à l’assemblée.
- Reunion hybride
Lorsqu’une assemblée générale d’une entreprise se tient dans 2 lieux physiques ou plus, l’entreprise doit utiliser toute technologie permettant aux membres de l’entreprise qui ne sont pas ensemble dans le même lieu physique d’écouter, de parler et de voter lors de l’assemblée, qu’elle soit virtuelle ou non. La technologie de réunion est également utilisée pour la tenue de la réunion.
- Regles d usage
Lorsqu’une entreprise informe un membre de la disponibilité d’un avis d’Assemblee Generale sur un site Web, la notification doit préciser, entre autres, le lieu physique de la réunion ou la technologie de réunion virtuelle à utiliser pour la tenue de la réunion, ou les deux.
- Conclusion
L’ordonnance d’amendement offre de nouvelles façons de détenir des GM dans un environnement juridique qui a déjà une grande flexibilité. En effet, il faut rappeler que les lois de Hong Kong offrent, et continueront d’offrir, la possibilité de ne pas détenir d’AG dans les circonstances suivantes : lorsque tous les actionnaires (ou l’actionnaire unique le cas échéant) de la société approuvent à l’unanimité et signent par écrit résolutions sur les questions figurant à l’ordre du jour d’une Assemblée Générale.
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Pour toute information sur l’organisation d’ Assemblée Générale a Hong Kong, veuillez contacter notre équipe à info@opkofinance.com.
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